2024让你脱颖而出的工作汇报技巧培训课件-46P.pptx

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1、让你脱颖而出的工作汇报技巧,不了解领导风格,逻辑混乱，抓不住汇报重点,紧张，不知道说什么,遇到问题如何请示领导,如何让领导采纳我的建议,理清思路汇报前准备,主次分明突出重点,主动参谋提出意见及解决方案,随听随记记录领导指示,复述要点达成共识,总结再反馈,汇报全流程,如何做一场生动的汇报，流程如图,目录,汇报前：精心准备,汇报中：技巧呈现,目录,1,2,3,六大要点三大情境,汇报后：完美总结,定义及分类工作汇报的重要性目的性了解汇报对象制定计划，资料筹备个人准备,4,知识回顾,总结再汇报,工作汇报，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面而系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析，总研究。工

2、作汇报是一种个人能力、才华、业绩在上级面前展示的机会。,工作汇报=与领导沟通,一、汇报前准备工作,定义及分类,汇报内容可分为四种类型：一是情况汇报。主要包括工作的进展情况、特点、收获提高、存在的问题等。基本要求是，工作的过程要反映清楚，主要内客都要讲到，特点要鲜明。二是经验汇报。以讲做法或体会为主，不过多地涉及工作情况和工作过程。三是问题汇报。即专门就某一问题作的汇报。应着重讲清问题的表现及发展的程度，发生问题的主客观原因，应接受的教训，以及解决问题的措施等。四是计划打算汇报。某项任务下达以后或某项工作展开之前，就完成任务或做好工作的设想或打算，向上级作的汇报。,一、汇报前准备工作,一、汇报前

3、准备工作,资源支持 经验总结 成果展示,总结：“怎样说”比“说什么”重要，善事者应该抓住机会。,重要性,汇报工作的结果会给人留下印象，这个印象不是正面影响就是负面影响，不会没有影响。一旦形成印象，很难轻易改变。,【总结】汇报工作之前想一想目的是什么？汇报之后要反思效果如何（动机与效果）,1、汇报目的 你向上级汇报工作有目的吗？是什么？想过吗？上级听取你的工作汇报一定有他的目的，是什么？你想过吗？,汇报前准备工作,举例,一、汇报前准备工作,工作评价及决策：从原来设定的工作目标角度来审视工作的进度和结果，进行工作评价知会上司：某件事已按计划或指示或原则完成，让上司知晓即可请上司处理：因权限或专业所

4、限，不能自行处理的事项请上司决定：与本职工作相关但无权限决定的事项没有目的行动就是盲目行动，结果是盲人骑瞎马，夜半临深坑。,一、汇报前准备工作,2、了解汇报对象（性格、领导风格）,汇报前准备工作,让上级依他的行事方式来发挥。,了解,适应,清楚上司的管理风格，是倾听型的，还是与阅读型的；是强势型的，还是授权型的等等。同时还要清楚上司最关心的是什么、最担心的是什么、最喜欢的是什么、最厌恶的是什么等等。调整自己的工作风格，以上司擅长的工作风格，而不是以自己擅长的风格去配合上司开展工作。比如，上司喜欢早来，我们就不要晚到；上司喜欢下基层，我们就不要蹲办公室；上司喜欢口头汇报，我们就避免书面汇报或长篇大

5、论；上司的喜欢快节奏的工作，我们做事就不能拖沓，必须在规定时间内完成工作；上司喜欢事事都要请示汇报，我们就要做到一事一请示，一事一汇报；上司不喜欢事事都要请示汇报，我们就要清楚哪些事可以自己做主，哪些事必须先请示，哪些事必须后汇报等等。,一、如何做好汇报,2、了解汇报对象（性格、领导风格）DISC工具,汇报前准备工作,事,人,宏观/快,微观/慢,爱好和平重人际关系忍耐度佳,权威导向重实质报酬目标导向,喜欢精确重视专业性循规蹈矩,协调性佳配合度高团体的润滑剂,同理心强善长言语表达自我宣传,社交家/表达（孔雀）,指挥者/支配（老虎）,思考者/精确（猫头鹰）,协调者/耐心（考拉）,综合体/灵活（变色

6、龙）,一、如何做好汇报,2、了解汇报对象（性格、领导风格）DISC工具,汇报前准备工作,老虎：对事不对人、速度快，讲话喜欢开门见山、直奔主题，非常目标导向孔雀：对人不对事、速度快，孔雀特别能讲，善于表达，是个聊天的好对象，但同时讲著讲著就发散了，有时讲了半天讲不到主题猫头鹰：对事不对人、速度慢，喜欢精确、喜欢慢慢比较，算钱一定算的非常精准(4个人吃饭，吃了105的故事）无尾熊：对人不对事、速度慢，脾气好，团队中的好好先生或好好小姐，不会拒绝人变色龙：可以针对组织需要去扮演角色,讨论：下列几位人物典型性格属于哪类？,甘地,克林顿,曹操,包青天,诸葛亮,孙中山,甘地：考拉，人缘好包青天：猫头鹰，劳

7、心，善谋曹操：老虎，天生的领袖，领军人物克林顿：孔雀，外交家,二、如何做好汇报,2、了解汇报对象（目的、领导风格）,汇报前准备工作,如何了解上司风格,听,观,读,问,观：观察领导的行为习惯，注意细节及情绪变化读：看看上司写给他的上司、同级及下属的方式为何问：请教曾为上司工作的人对上司的评价及与上司相处之道听：注意听上司说话方式、内容，以及上司推论的模式,一、如何做好汇报,2、了解汇报对象（性格、领导风格）应对措施,汇报前准备工作,直言不讳，不喜欢重复，控制欲望强,直奔主题，简明扼要，不要绕圈子，重点谈目标，谈结果，不想听太多细节,沟通力极强，善于表达,给予声望，少说多听，给予关注与兴趣,以人和

8、为导向，认为事情可以慢慢来,谦虚，给予时间让领导决策思考,深思熟虑，遵守纪律，讲求细节，谨慎,保持谨慎遵从，说话周到精细，准备充分,3、个人专业准备汇报内容（日常工作？重大项目？紧急情况？阶段性成果？问题反馈？）先后逻辑顺序是否捋顺？语言组织（一定要在脑袋里预演一遍）着装礼仪是否恰当？,汇报前准备工作,2、资料准备计划、方案及建议签字文件（报告、报表等）资料是否准备齐全？是否按顺序整理好？,一、如何做好汇报,目录,汇报前：精心准备,汇报中：技巧呈现,目录,1,2,3,六大要点三大情境,汇报后：完美总结,定义及分类工作汇报的重要性目的性了解汇报对象制定计划，资料筹备个人准备,4,回顾总结,再反馈

9、,二、汇报中的技巧,六大要点,由于每个人的特点不同，汇报工作的风格也各异，但要让汇报更具成效，须把握好六大原则。,六大要点,主次分明,时效第一,主动参谋,实事求是,主动复述,随听随记,对于需汇报的工作，要做到尽早请示、及时汇报，特别是在发生紧急突发情况时，必须第一时间向领导报告。条件不允许或来不及当面汇报时，应通过电话、短信等渠道上报，让领导及时获知信息，作出指示。,汇报工作的目的是提供信息数据、参考建议等以供领导决策，因此必须确保汇报内容的真实性。,随听随记：作出补充或进行修正，或者提出重要举措、关键思路。,主次分明，突出重点,言简意赅概括主旨，让领导知晓“是什么”,二、汇报中的技巧,有强调

10、性地汇报,六大要点,二、如何做好汇报,主动参谋，有理有据,结合实际拟订方案，让领导知晓“为什么”,提建议、呈方案,详记录、理思路,重聆听、探意图,六大要点,二、如何做好汇报,主动参谋，有理有据,结合实际拟订方案，让领导知晓“为什么”,六大要点,在汇报工作时，领导常常会询问汇报人的意见或想法，如有关工作的后续开展，对问题的看法和对策等。因此在汇报之前，汇报人必须对报告内容有深入了解，提前定好措施，拟好备选方案，并结合汇报过程中领导透露的倾向、意图，不断修正方案。如此才能做到准备充分，在领导相询时胸有成竹，说得流利、讲得到位。一是拟定科学方案。汇报之前，应根据汇报任务要求，结合工作实际，多拟定几条

11、备选方案，供领导遴选采纳，充分发挥参谋助手作用。二是仔细阐述记录。认真记录领导对方案的审批意见，采纳哪一条方案，做了哪些改动，抑或提出新的方案，要全面记录，不要漏掉任何一个细节。三是不断修正方案。根据领导的指示精神，充实、修改具体方案，贯彻领导的意图。将修改后的方案再向领导做一次简要汇报，重点汇报修改内容，待领导认可后具体落实。,二、如何做好汇报,主动复述,六大要点,简明扼要向领导汇报完主要内容后，要向领导进一步汇报需要注意的关键环节和具体细节，如完成时限、具体标准等，让领导有进一步的认识和理解，使汇报环环相连、丝丝相扣。,三大情境,二、汇报中的技巧,请示上司，我们应该如何做？,面对领导的批评

12、，你会怎么做？,我们应该如何对待上司做出的决定？,三大情境,二、汇报中的技巧,请示上司,把信送给加西亚的作者查尔斯加西亚曾经谈了自己服役时的一段经历。当时他只有24岁，担任驻巴拿马共和国美国南方司令部司令约翰高尔文将军的特别助理。有一次。高尔文将军委派给他一项任务。几天后，他抱着一大堆问题来找高尔文，就与此次任务相关的任务、时间、地点、原因和如何解决出现的问题统统问了个遍。高尔文将军没有等他说完就不耐烦地厉音吼道：“加西亚中尉，如果你想让我来做你的工作，那我要你干什么？你被撤职了，解散！”正当加西亚心烦意乱，不知所措的时候，高尔文将军高声地说道：“加西亚中尉！别带问题给我。我要的是解决方案。”

13、加西亚这才如梦方醒。,【建议与对策】,三大情境,二、汇报中的技巧,请示上司,1.能不请示，则不请示。好的下属必然是请示少汇报多。,2.不要提问题，要提解决方案。好的下属手里往往会有3个解决方案。,3方向要正，方法要奇。好的方案一定是守正出奇的。,总结:上司和下属是一种需要与被需要的关系，作为下属要想收获自己“被需要”的价值感和成就感，就要让自己成为问题的克星，而不是问题的推手。,1.能不请示，则不请示。好的下属必然是请示少汇报多。首先我们要清楚什么样的事需要请示，什么样的事不需要请示，能自我做主的要自我做主，这是一个优秀下属的基本要求。“自己主动行事，然后定期汇报”是最高层次的主动性。实际上，

14、有许多工作是我们职责范围内的事，需要我们独立做出决策并组织实施，我们只需要把工作完成后向上司做出汇报而已。主动性高的下属往往请示少而汇报多，主动性差的下属往往是请示多而汇报少。2.不要提问题，要提解决方案。好的下属手里往往会有3个解决方案。如果我们需要就某一项工作先行请示尔后行动的时候，我们必须要有自己的想法和方案，而且至少要有3个方案：最可行的方案，最大胆的方案和最可能失败的方案。而且，对每个方案都要进行利弊分析。当上司征求你的意见时，你要能够提出哪一个方案是可以优先考虑的方案，哪一个是不得已而为之的方案等等。3方向要正，方法要奇。好的方案一定是守正出奇的。要体现组织的价值追求，体现上司的目

15、标和要求。不能执拗于自我的想法和目标，要与上司在方向和目标上保持一致，“守正”是基本的原则。不能上司提出向东，我们却提出向西，与上司的方向和目标背道而驰。达成目标的方法和途径是可以变的，要有创意，能够有效地解决问题，能够超越上司的期望和要求。我们会发现同一件事有的人做的好，有的人做的不好，为什么呢？就在于你的方法是不是“出奇”，你有没有别人想不到的方法，也就是俗称的“好点子”。,二、汇报中的技巧,请示上司,三大情境,二、汇报中的技巧,面对批评,上司安排了一项工作，但在布置完任务后并没有提出时间要求。过了几天，上司问起这项工作的完成情况，当上司知道工作还没有完成的时候，十分恼火，对你进行了严厉的

16、训斥。认为你做事拖拉，没有把心思用在工作上。,三大情境,二、汇报中的技巧,面对批评,【面对上司的批评，我们只有一个选择】,1.如果错误在我们，即使我们只有1%的错误，也要诚恳地接受批评，向上司说一声：“对不起，是我错了。”,2.如果错误不在我们，即使我们是100%的正确，也要愉快地接受上司的批评，向上司说一声：“您说的对！”。,【总结】我们常常说“上司总是对的！”。实际上这句话的意思是说“上司的批评总是对的”。,三大情境,二、汇报中的技巧,面对批评,面对上司的批评，我们只有一个选择：接受上司的批评，并做出深刻的反省。除此以外没有其它的选择。为自己辩白，甚至反驳上司的批评都是没有意义的，甚至是愚

17、蠢的。如果错误在我们，即使我们只有1%的错误，也要诚恳地接受批评，向上司说一声：“对不起，是我错了。”其实，没有哪个上司愿意批评下属，上司批评下属一定有他的缘由和道理，即使是那些看上去十分无理的批评也是这样的。所以，每次上司批评之后都要问一下自己：“上司为什么批评我们？”“自己有什么地方做的不对？”“今后应该如何改正？”等等，而且要将反省的情况与上司进行交流和反馈。不仅承认自己的错误，还要作出深刻的反省，就如同江口克彦那样“先认错，再反省”，这会让上司从内心里原谅我们的过失，反而更加信任我们、看重我们。如果错误不在我们，即使我们是百分之百的正确，也要愉快地接受上司的批评，向上司说一声：“您说的

18、对！”。这个时候，对于上司的批评你完全可以这个耳朵进那个耳朵出，没有必要放在心里。上司是人不是神，他也有出错的时候，包容一下上司的错误又有何妨呢？如果你认为有必要向上司说明你的看法(比如上司的批评涉及原则性的问题)，可以在上司批评之后，找一个适当的机会向上司说明情况，而不是当时就指出来。作为下属，绝对不能因为上司的批评有不对的地方，就可以对上司表现出抵触和厌恶的情绪，这实际上是在“指责”自己的上司：“你的批评是错误的！”。如果我们不能忍受来自上司的批评，难道上司就会忍受来自我们的“指责”吗？,三大情境,二、汇报中的技巧,领导决策,1950年6月，朝鲜战争爆发之后，道格拉斯麦克阿瑟将军出任远东美

19、军总司令和“联合国军”总司令。在美国第24步 兵师被歼之后，麦克阿瑟组织指挥仁川登陆获得成功，进而指挥“联合国军”越过三八线，向鸭绿江推进。1950年10月15日，杜鲁门总统在威克岛接见麦克阿瑟，要求他打一场有限的战 争，力争经过谈判结束战争。但麦克阿瑟有着强烈的“反共意识”，他公开地抵制和反对杜鲁门的决定，私自派侦察机飞入中国领空，极力叫嚣要把战火烧到中国。为此两人常常发生激烈的争执，对于麦克阿瑟的执拗和反对，杜鲁门一开始忍受了一段时间，最后他不得不以“未能全力支持美国和联合国的政策”为由，于1951年4月11日罢免了麦克阿瑟总司令的职务。,三大情境,二、汇报中的技巧,领导决策,【面对上司的

20、决定，我们只有三个选择】,第一个选择：认同上司，执行上司的决定。,第二个选择：积极影响和改变上司的想法和决定。,第三个选择：辞职走人。,【总结】是上司而不是下属才是最后拿主意的人！,三大情境,二、汇报中的技巧,领导决策,第一个选择：认同上司，执行上司的决定。作为下属，我们要学会认同自己的上司，努力把握和清楚上司有什么样的想法和追求。然后，全身心地支持和帮助上司实现他们的期望和目标。我们要清楚下属与上司所处的位置不一样，掌握的信息和承担的责任就不一样。在很多情况下，上司的想法要比我们想的更加长远更加全面。我们在没有完全了解上司真实意图的情况下就质疑上司的想法，甚至公开抵制自己上司的决定是非常愚蠢

21、的，也是不明智的。关键的问题是，是上司而不是下属才是最后拿主意的人。正如小布什总统曾经说过的一句名言：“我就是最后拿主意的人，我决定什么是最好的办法。”不管你的主意在你看来是多么的好。这是你的“下级地位”所决定的。认同上司，执行上司的决定，这是做下属应当考虑的首要选择。面对上司，我们要懂得说：“是”。第二个选择：积极影响和改变上司的想法和决定。上司的决定应当无条件地执行，这只是问题的一个方面。在上司的决定存在明显错误的时候，我们可以在执行决定之前，也可以在执行决定的过程中，学会让上司改变原有的想法，接受我们的建议（关于如何影响和改变上司的想法和决定，请留意后续的博文如何让上司接受你的想法）。当

22、然，前提条件是你要有好的想法和建议。需要强调的是，影响和改变上司的决定并不是一个可以反复使用的选择。正如孔子说过的：“事君数，斯辱矣。”经常质疑、拖延，或改变上司的决定会引起上司的反感，容易自取其辱。除非你有信心和能力做到这一点，否则，就不要轻易地这样做。第三个选择：辞职走人。如果上司的决定违背了你做人做事的原则，你既不愿执行上司的命令，又不能改变上司的决定。那么，这个时候你只有辞职走人。但是，我们应该清醒地看到，辞职走人是不得已的选择，除非你有“资本”另谋高就，找到比现在更好的工作，否则就不要逼自己做出这样的选择。,目录,汇报前：精心准备,汇报中：技巧呈现,目录,1,2,3,六大要点汇报原则

23、三大情境,汇报后：完美总结,定义及分类工作汇报的重要性了解汇报对象制定计划，资料筹备个人准备,4,知识回顾,再反馈,总结，反馈，再汇报,追随松下辛之助30年的江口克彦在我在松下三十年上司的哲学下属的哲学中曾经专门谈到过这个问题。他认为：“对于上司来说，最让人心焦的就是无法掌握各项工作地进度,二、如何做好汇报,你作为项目经理，领导咨询你项目进展情况。你站在领导面前开始了汇报：“领导好，由于是项目初期，业主不断添加新要求，使得项目工作量不断加大。而且土建室可用的人力资源有限，工作进度一直落后。最近，设计团队内部又出现了点小摩擦，电器工程师就工作任务的划分产生了分歧，正在跟业主协调。其外，工艺工程师

24、家里突发急事，虽采取了应急人员的调用，但替换的工程师效率明显不如以前。最终导致项目有点滞后，不过领导放心，我们会在下个月努力追赶回来。”领导听到你的汇报，昏昏欲睡过后一顿暴怒。本来在项目起始阶段，由于工作范围和人员之间尚未形成密切配合，进度落后极易产生。但你的这段汇报，使领导对你工作能力产生了怀疑，进而你的加薪升职遥遥无期,那么问题来了，应该如何正确汇报呢？,案例演练,明确信息类别：领导询问项目进展情况，显然是询问我们评价信息。表述中心思想：案例中，我们需要首先表达中心思想，并给出一个评价性的结论。我们可以这样说：“领导好，总体来说，项目没有预期进展得那样好。不过，请领导放心，我们下个月定会努

25、力赶回来。”C.分类有序汇报：我们接着对理由和原因进行分类，且按一定逻辑顺序表达。我们可把原因归结为外部因素和内部因素，然后按不同专业顺序进行汇报。你可以这样说：“外部原因上来说，由于处于项目初级阶段，业主方经常会添加新要求，故项目总在变更中艰难前行；不过，我们项目内部也有自己的原因，比如土建室人力资源有限、电气室正在协调范围及工艺室负责人临时家中有事。”D.最终回答汇总如下：“领导好，总体来说，项目没有预期进展得那样好。不过，请领导放心，我们下个月定会努力赶回来。造成项目滞后的原因主要分为外部和内部两大因素。首先，从外部原因上来说，由于项目处于初级阶段，业主方经常会添加新要求，故项目总在变更

26、中艰难前行；其次，我们项目内部也有自己的原因，比如土建室人力资源有限、电气室正在协调工作范围及工艺室负责人临时家中有事。望领导给予批评与指示！”,案例的点评和升华,二、如何做好汇报,你作为项目经理，领导咨询你项目进展情况。你站在领导面前开始了汇报：“领导好，由于是项目初期，业主不断添加新要求，使得项目工作量不断加大。而且土建室可用的人力资源有限，工作进度一直落后。最近，设计团队内部又出现了点小摩擦，电器工程师就工作任务的划分产生了分歧，正在跟业主协调。其外，工艺工程师家里突发急事，虽采取了应急人员的调用，但替换的工程师效率明显不如以前。最终导致项目有点滞后，不过领导放心，我们会在下个月努力追赶

27、回来。”领导听到你的汇报，昏昏欲睡过后一顿暴怒。本来在项目起始阶段，由于工作范围和人员之间尚未形成密切配合，进度落后极易产生。但你的这段汇报，使领导对你工作能力产生了怀疑，进而你的加薪升职遥遥无期,那么问题来了，应该如何正确汇报呢？,案例演练,目的,老虎,了解情况,逻辑混乱,推卸责任,明确信息类别：领导询问项目进展情况，显然是询问我们评价信息。表述中心思想：案例中，我们需要首先表达中心思想，并给出一个评价性的结论。我们可以这样说：“领导好，总体来说，项目没有预期进展得那样好。不过，请领导放心，我们下个月定会努力赶回来。”分类有序汇报：我们接着对理由和原因进行分类，且按一定逻辑顺序表达。我们可把

28、原因归结为外部因素和内部因素，然后按不同专业顺序进行汇报。你可以这样说：“外部原因上来说，由于处于项目初级阶段，业主方经常会添加新要求，故项目总在变更中艰难前行；不过，我们项目内部也有自己的原因，比如土建室人力资源有限、电气室正在协调范围及工艺室负责人临时家中有事。”最终回答汇总如下：“领导好，总体来说，项目没有预期进展得那样好。不过，请领导放心，我们下个月定会努力赶回来。造成项目滞后的原因主要分为外部和内部两大因素。首先，从外部原因上来说，由于项目处于初级阶段，业主方经常会添加新要求，故项目总在变更中艰难前行；其次，我们项目内部也有自己的原因，比如土建室人力资源有限、电气室正在协调工作范围及

29、工艺室负责人临时家中有事。望领导给予批评与指示！”,案例点评:,“领导好，总体来说，项目没有预期进展得那样好。,结论先行,承诺责任,不过，请领导放心，我们下个月定会努力赶回来。,望领导给予批评与指示！”,造成项目滞后的原因主要分为外部和内部两大因素。首先，从外部原因上来说，由于项目处于初级阶段，业主方经常会添加新要求，故项目总在变更中艰难前行；其次，我们项目内部也有自己的原因，比如土建室人力资源有限、电气室正在协调工作范围及工艺室负责人临时家中有事。解决方案如下：,主次分明,主动认错,主动反馈,方案,目录,汇报前：不打无准备之战,汇报中：技巧,目录,1,2,3,六大要点汇报原则三大情境,汇报后

30、：总结,定义及分类工作汇报的重要性了解汇报对象制定计划，资料筹备个人准备,4,知识回顾,再反馈,四、知识回顾,1、性格特征及领导风格,爱好和平持之以恒忍耐度佳,权威导向重实质报酬目标导向,喜欢精确重视专业性循规蹈矩,同理心强善长言语表达自我宣传,协调性佳配合度高团体的润滑剂,2、六大要素,六大要点,主次分明,时效第一,主动参谋,实事求是,主动复述,随听随记,四、知识回顾,一个成功的人必然是一个善于汇报工作的人！,四、知识回顾,哈佛学不到的作者马克麦考梅克说的更加尖锐：“谁经常向我汇报工作，谁就在努力工作相反，谁经常不汇报工作，谁就没有努力工作。这也许不公正，但是你说老板又能根据什么别的情况来判断你是否在努力工作呢？”对你的上司都要有一种敬畏的心理。敬，是因为你能够从上司那里得到令人喜欢的“好处”；畏，是因为你需要避免令人畏惧的“坏处”。,