内部沟通控制程序.doc

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1、廊坊盛通物业管理有限公司 编号：STJT-WY/B-COP-04程 序 文 件 版号/改次：A 内部沟通控制程序 页数：第 3 页 共 3 页1.0 目的 公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充 分的沟通。 2.0 范围 公司内部各单位、层次之间的沟通。 3.0 职责 3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。 3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并积极与相关单位进行有效沟通。 3.3 每位员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。 4.0 程序 4.1 部门间的沟通 4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负

2、责召开。 4.1.2 例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相 关记录。 4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的情况与相 关部门联系，并将联系的情况填写在内部沟通记录上。 4.1.4 各部门保留本部主动沟通的有关记录，对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通 记录上签字认可。 4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种： 1） 参与对方例会 2） 与对方人员沟通 3） 由主管领导组织有关部门主管的会议 4.1.6 部门间的问题传递由发现部门填写公司总部问题转呈单，并由对方签字确认。 4.1.7 各部门应对本部门接手的事项按

3、时、认真处理。 4.2 部门与管理处的沟通 4.2.1 在管理处发现问题后，对一般的问题由管理处电话通知或上访到相关部门即可。 4.2.2 对较复杂或较严重的问题，由管理处填写管理处对公司部门问题转呈单，并及时 反馈到相关部门。 4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由经理签字认可。 4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必须及时将有关信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在与顾客沟通登记表中，并加以注明由部门转告。 4.3 管理处间的沟通 4.3.1 管理处间应主动加强交流和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。 4.3.

4、2 管理处间的沟通应记录在经理和办公室的工作记录上，接待方还应登记在有关表格 上，如员工培训记录、出席会议人员签到表等。 4.4 信息分为内部信息和外来信息两部分，识别有价值的信息予以登记，并以“*”表示 外来信息。 4.4.1 管理层每位员工都应建立自己的信息记录，操作层可将有关信息记录在对应表格上。 4.4.2信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在，务必做到记录准确、清晰，有追溯性。 4.4.3对于内部有价值的信息，相关人员以工作日志的形式登记即可。 4.4.4对于外部信息，管理处应登记在与顾客沟通登记表上。 4.4.5全体员工都有责任接受信息和记录相关信息，各单位应将信息的处理情况在周例会上 进行有关评审，并将评审和处理情况作为会议记录输出。 5.0 相关文件与记录 5.1 内部沟通记录5.2 公司总部问题转呈单5.3 管理处对公司部门问题转呈单5.4 与顾客沟通登记表